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15 septembre 2011

SECRETAIRE ADMINISTRATIF

Sous la supervision du Coordinateur Terrain/ Chargé de l'Administration et Ressources Humaines, le/la secrétaire Administratif a en charge toutes les tâches administratives ;

TACHES

Il aura pour tâches principales de :

1. Réceptionner les courriers arrivés, les enrgistrer et les classer.
2. Réceptionner les appels téléphoniques et les canaliser vers les destinataires.
3. Rédiger les courriers et les distribuer aux destinataires dans la ville de Man.
4. Réceptionner et distribuer les courriers venant des autres bases (Abidjan & Yamoussoukro) et classer les mails pouch de la base de Man.
5. Préparer et expédier les courriers du bureau de Man (dossiers du staff, divers colis des programmes/services de support, etc.) destinés aux bureaux d'Abidjan et de Yamoussoukro.
6. Faire les réservations des chambres d'hôtel pour le personnel d'IRC (et si nécessaire des partenaires) en mission de travail dans la région de Man.
7. Vérifier le niveau d'électricité des bureaux I & II ainsi que des résidences I & II des expatriés.
8. Préparer les demandes de paiement et regler auprès des fournisseurs de services/bailleurs les factures de :

- loyers de residences I & II des expatriés et bureaux I & II sis à Man ainsi que de sous bureaux (Duékoué, Odienné, Séguela, Zou & Diéouzon).
- chambres du personnel IRC logés dans les hôtels pendant leur mission à Man.
- consommation d'électricité et d'eau de résidences I & II des expatriés, de bureaux I & II et de sous bureaux.

9. Superviser le travail des agents de ménages affectés aux bureaux I & II et aux résidences I & II des expatriés.
10. Effectuer le classement des courriers reçus et expédiés et des autres documents administratifs.
11. Effectuer l'achat de recharge de téléphone du sous bureau Diéouzon.
12. Collecter les demandes des agents de ménage pour l'entretien de résidences I & II des expatriés, de bureaux I & II et des sous bureaux.
13. Préparer les demandes d'achat des produits d'entretien pour l'entretien de résidences I & II des expatriés, de bureaux I & II et des sous bureaux.

Préparer les demandes d'achat des fournitures de bureaux pour le bureau de Man et sous bureaux (Séguéla, Odiénné, Zou, Diéouzon & Duékoué) Préparer les contrats de prestation de service de la main d'ouevre occasionnelle (chauffeurs suppléant, gardiens suppléant, manutentionnaires, personnel de ménage, mécanicien des motos, etc.) du bureau de Man et sous bureaux et les soumetre au Coordonnateur de Terrain pour signature.
Préparer les demandes de paiement de la main d'œuvre occasionnelle pour le travail accompli.
Receptionner les différents formulaires (avis de travail, demande de congé, etc.) et les soumettre au Coordonnateur de Terrain pour signature.
Faire les réservations au vol UNHAS du personnel d'IRC Man et des autres bureaux en mission à Man
Rédiger les comptes rendu des réunions de l'équipe de services support (finance, Administration/RH, Logistique).
Accomplir toute autre tâche assignée par la hiérarchie.

QUALIFICATIONS

- Justifiez au minimum d'au moins 2 années d'expérience de travail comme Secretaire Administratif ou Assistant de bureau.
- Être titulaire d'un diplôme professionnel en Sécrétariat.
- Habileté à communiquer et à développer des bonnes relations de travail avec les autres agents d'IRC.
- Bonnes capacités d'expression et de rédaction en français.
- La connaissance de l'anglais est un atout.
- Expérience avec une organisation humanitaire.
- Habileté à travailler en équipe.

NB : Cette description des tâches peut à tout moment subir des modifications selon le contexte dans lequel se développent les activités du bureau d'IRC–Man et les besoins liés au travail à effectuer dans les services d'appui.

Lieu d'Affectation : MAN

Type de contrat : National

Candidatures :

Un dossier comprenant CV avec photo avec au moins 03 références dont les contacts sont mentionnés, une lettre de motivation et prétentions salariales et une copie de la CNI aux adresses suivantes au plus tard le 23 Septembre 2011 à 17h :

Dossiers Physiques :

A Abidjan : Il Plateaux, 7 ième Tranche - LOT 3060 IL.253, Abidjan, Cote d'Ivoire
Tél: +225 22 52 30 50

A Yamoussoukro : Quartier Habitat face au lacs aux caïmans, non loin de la Cathédrale St Augustin. Tél : 225 30 64 39 71 .

A Man : Quartier Domoraud (En face de UNICEF) Tel/Fax: 33 79 18 65

Seul(e)s les candidat(e)s retenu(e)s pour le shortlist seront contacté(e)s.

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------A NE MANQUER SOUS AUCUN PRETEXTE--------

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Commentaires

je suis secrétaire médical de formation je voudrais postuler pour un poste secrétaire administrative parce que ma
formation en elle même est basée sur le secrétariat.mon soucis est que je n'ai fait que travailler dans les structures sanitaire.j'ai besoin de conseille

Écrit par : yao dolorès | 16 septembre 2011

Les commentaires sont fermés.